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Guardar documentos de grandes dimensões, tais como mapas, cartazes, plantas ou desenhos de arquitetura, pode ser um verdadeiro desafio.
Devido ao seu formato, este tipo de documentos é particularmente vulnerável a danos como dobras, deformações e rasgões, muitas vezes causados por um acondicionamento inadequado.
A boa notícia é que não existe apenas uma solução possível. Conhecendo diferentes opções e boas práticas, é possível adaptar o acondicionamento aos recursos disponíveis, e garantir assim uma preservação segura a longo prazo.
Neste artigo respondo às dúvidas mais frequentes sobre o tema, com orientações práticas que ajudem a tomar decisões informadas.
É melhor acondicionar documentos grandes na horizontal ou na vertical?
Sempre que existam condições para isso, o acondicionamento na horizontal, com os documentos totalmente planificados, é a solução mais recomendada.
Este método permite:
- Evitar tensões no papel;
- Reduzir o risco de deformações;
- Minimizar danos estruturais ao longo do tempo.
Idealmente, os documentos devem ser guardados em arquivadores horizontais (também conhecidos como mapotecas), que permitem armazenar documentos de grandes dimensões de forma segura.
Como planificar documentos de grandes dimensões?
Nem todos os documentos estão imediatamente prontos para serem guardados na horizontal. Muitos estão enrolados, e podem necessitar de planificação prévia.
Este processo deve ser feito com cuidado.
Nalguns casos, para os planificar em segurança, pode ser necessário ajudar o papel a relaxar para se conseguir planificar mais facilmente e sem provocar danos. Para isso, pode-se usar uma câmara de humidificação.
No curso de Preservação de Coleções em Papel 360 explico, passo-a-passo, como é que pode fazer a sua própria câmara de humidificação para ajudar a planificar documentos enrolados.
Mas há que ter atenção porque, se os documentos tiverem estado enrolados durante muito tempo, podem estar demasiado frágeis para serem desenrolados em segurança.
Por isso, em caso de dúvida, consulte um Conservador para ajudar a avaliar a situação e a decidir o que fazer.
Se o documento estiver dobrado, também pode ser planificado para ser acondicionado na horizontal. No curso de Preservação de Coleções em Papel 360 também ensino a planificar papel, que é uma técnica muito útil para tratar qualquer tipo de documento, grande ou pequeno.
No entanto, se o documento estiver muito frágil, pode sofrer danos ao ser desdobrado. Neste caso, recomendo que a planificação seja feita apenas por um Conservador especializado em documentos gráficos.
Cuidados a ter com arquivadores horizontais
Mesmo sendo a solução mais recomendada, o uso de arquivadores horizontais exige alguns cuidados:
- Evitar sobrecarga: não encher demasiado as gavetas;
- Agrupar por dimensão: documentos de tamanhos semelhantes devem ficar juntos;
- Organização por camadas: os documentos maiores devem ficar por baixo;
- Evitar deslizamentos: se necessário, colocar pequenos pesos sobre os documentos (ex.: saquinhos de areia);
- Identificação clara: indicar o conteúdo de cada gaveta para evitar manuseamento desnecessário.
Uma boa organização reduz significativamente o risco de danos.
Acondicionar documentos grandes na vertical
Embora eu normalmente não recomende, o acondicionamento na vertical pode ser uma alternativa, especialmente quando há limitações de espaço e não é possível ter os documentos na horizontal.
Algumas instituições armazenam sobretudo mapas e desenhos em arquivadores verticais, seja porque ainda não mudaram para arquivadores horizontais, seja porque perceberam que o acondicionamento vertical permite um uso muito mais eficiente do espaço, porque ocupa uma área muito mais pequena do que a que seria necessário para arquivadores horizontais.
No entanto, esta opção exige cuidados adicionais: no caso de estarem suspensos, os documentos devem estar presos em segurança e com materiais que não os danifiquem, ou seja, não se deve usar agrafos ou fita-cola comum, como se usava antes. (Veja aqui como remover agrafos de forma segura.)
Nota: Apesar de possível, esta não é a solução preferencial em termos de Conservação.
Pode-se guardar documentos em rolo quando há pouco espaço?
Quando não é possível guardar os documentos planificados, o acondicionamento em rolo pode ser uma alternativa. No entanto, nem todos os documentos podem ser enrolados.
Pode enrolar documentos quando:
- Estão em bom estado de conservação;
- O papel é suficientemente resistente;
- Conseguem suportar o processo de enrolar e desenrolar.
Não deve enrolar:
- Documentos frágeis ou quebradiços;
- Obras com técnicas sensíveis, como carvão ou pastel;
- Papéis muito degradados.
Boas práticas para acondicionamento em rolo:
- Pode ser necessário usar tubos de suporte (preferencialmente maiores do que o documento);
- Proteger o exterior com materiais adequados;
- Pode-se guardar os rolos em caixas apropriadas (como caixas triangulares, que otimizam o espaço).
Se este for um tema que lhe interessa, há uma aula do curso de Preservação de Coleções em Papel 360 onde ensino especificamente a acondicionar documentos em rolo.
Que materiais usar para acondicionar documentos de grandes dimensões?
A escolha dos materiais é fundamental para garantir a preservação a longo prazo. Devem ser sempre utilizados materiais de qualidade arquivística, como por exemplo:
- Papel isento de ácido (por exemplo acid free tissue ou papel de seda branco);
- Papel com reserva alcalina, para atrasar a acidificação de alguns documentos;
- Película de poliéster (ex.: Melinex) para encapsulamento;
- Cartão rígido de conservação;
- Espuma de polietileno reticulado ou não reticulado (por ex. Plastazote ou Ethafoam).
Se se considerar necessário, pode-se proteger documentos de grandes dimensões em invólucros, que podem ser individuais ou incluir mais do que um documento.
Podem ser por exemplo pastas, envelopes, passe-partouts, caixas de cartão ou até se pode encapsular em película de poliéster transparente (Melinex). Depois pode-se guardar os documentos assim protegidos numa gaveta ou numa prateleira que tenha uma superfície suficientemente grande.
Nas aulas do curso de Preservação de Coleções em Papel 360 ensino a fazer vários tipos de invólucros, o que fica sempre mais em conta dos que comprá-los já feitos e assim ficam exatamente com as medidas necessárias.
Mas também se pode comprar invólucros já feitos, embora para documentos grandes seja mais difícil encontrá-los com as dimensões certas.
Cuidados especiais a ter com as blueprints
As blueprints (desenhos de arquitetura em papel azul) não devem ser guardadas em contacto com papel com reserva alcalina, porque podem ficar amareladas.
Por esse motivo, devem ser guardadas apenas em contacto com papel isento de ácido.
Pode-se usar k-line para dar suporte a documentos grandes?
Embora possa parecer uma solução prática, o k-line não é adequado para conservação a longo prazo, pelo que se deve evitar usar para acondicionamento de documentos.
O k-line, mesmo que tenha o cartão isento de ácido, apresenta problemas importantes:
- A espuma interior (poliuretano) é quimicamente instável;
- Pode libertar compostos que aceleram a degradação do papel;
- Não é seguro para contacto prolongado com documentos.
Como transportar documentos de grandes dimensões?
O transporte é um dos momentos de maior risco para documentos de grandes dimensões, pelo maior risco de sofrerem acidentes e danos.
Ficam aqui algumas recomendações:
- Sempre que possível, mais do que uma pessoa transportar o documento;
- Se os documentos estiverem planificados: utilizar suportes rígidos (placas ou caixas);
- Se necessário, transportar em rolo: garantir que o documento pode ser enrolado sem risco;
- Evitar movimentos bruscos e exposição a condições climatéricas adversas, como chuva e vento.
Concluindo
Não há uma solução única para o acondicionamento de documentos de grandes dimensões. A escolha da melhor abordagem depende de vários fatores:
- Estado de conservação dos documentos;
- Espaço disponível;
- Recursos técnicos e materiais disponíveis;
- Frequência de consulta e manuseamento.
Conhecer as diferentes opções e os seus riscos e vantagens permite tomar decisões mais conscientes e adequadas a cada situação.
No final, o mais importante é garantir que os documentos sejam preservados com o máximo de segurança possível, prolongando a sua vida útil e mantendo o seu valor documental, histórico e/ou artístico.
Já lidou ou costuma lidar com documentos de grandes dimensões? Partilhe comigo nos comentários, vou adorar saber!
