Ouça na sua plataforma de podcasts favorita o episódio #15: “Como digitalizar documentos de forma segura (e preservá-los digitalmente)”, do podcast da Conservação num Clique:
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Se já pensou em digitalizar documentos, ou se integra um projeto de digitalização de uma instituição, provavelmente já fez a si mesmo esta pergunta: “Basta colocar no scanner e carregar num botão, certo?”.
Na verdade, não é assim tão simples!
No mais recente episódio do podcast da Conservação num Clique, conversei com a Patrícia Lopes, que integra a equipa responsável pela digitalização de um arquivo pessoal bastante extenso, e com tipologias documentais variadas.
O que a Patrícia partilhou connosco permite-nos olhar para o processo de digitalização de uma forma mais completa: a digitalização não é apenas criar uma versão digital de um documento físico, é também preservar memória, informação e autenticidade.
Neste artigo, vou partilhar as principais dicas partilhadas pela Patrícia, que podem ajudar tanto quem precisa de digitalizar documentos como também quem tem de os preservar digitalmente.
Cuidados a ter na digitalização
Antes de falarmos de resoluções, formatos ou backups, há algo essencial a reter: a digitalização começa muito antes de carregar no botão para digitalizar.
Numa primeira fase, o trabalho envolve:
- Higienização dos documentos a digitalizar (veja aqui como os limpar de forma segura)
- Remoção de agrafos, clipes e outros elementos metálicos (veja aqui como o fazer)
- Avaliação do estado de conservação
- Limpeza do vidro do scanner
- Ponderar se deve ou não usar luvas (leia este artigo, que ajuda a decidir)
Os scanners são equipamentos que necessitam de cuidados e atenção, e por isso é responsabilidade dos profissionais que os utilizam diariamente estimarem-nos, sendo que esse cuidado começa nos mais simples detalhes, que a longo prazo estendem a vida útil destes equipamentos.
Alguns destes cuidados parecem pequenos, mas fazem toda a diferença quando se digitaliza centenas de documentos num só dia. Por exemplo:
- nunca pressionar o documento contra o vidro,
- não abanar a mesa durante a digitalização (pois isso pode comprometer a qualidade da imagem que está a ser gerada pelo scanner),
- e passar um pano (de preferência branco, de microfibra, como este) sempre que se detetar vestígios de sujidade no vidro do scanner.
Escolher a resolução certa
Uma das dúvidas mais comuns em processos digitalização é saber a quantos dpi se deve digitalizar os documentos. De forma geral, a Patrícia aponta estas recomendações:
- Documentos comuns: digitalizar a 300 dpi
- Fotografias ou documentos com informação esvanecida: digitalizar a 600 dpi
Ela explica que existem documentos que, devido às características físicas do material ou à forma como foram guardados ao longo dos anos (por exemplo, expostos à humidade ou à luz), podem apresentar um esvanecimento significativo da tinta.
Nesses casos, digitalizar a 600 dpi pode ser a diferença entre preservar a informação ou perdê-la para sempre. E, em alguns casos, pode também ser necessário fazer uma ligeira edição nos níveis de luminosidade e contraste (utilizando-se um software de edição de imagem), para que a informação do documento fique ainda mais visível e percetível.
O formato do ficheiro importa mais do que imagina
Um dos erros mais comuns em projetos amadores de digitalização é o de digitalizar diretamente para os formatos JPG ou PDF. Porém, a recomendação profissional é:
- Digitalizar sempre em formato TIFF (sem compressão)
- Editar as imagens em TIFF
- Só depois converter para PDF ou JPG, caso se justifique
Outra dica valiosa que a Patrícia refere é, nos casos de documentos impressos, aplicar OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), que vai permitir tornar o conteúdo digitalizado pesquisável, algo essencial se o objetivo for a consulta futura dos documentos – uma vez que desta forma se torna possível a seleção de texto e permite também a pesquisa de palavras dentro do documento.
Digitalizar documentos de grandes dimensões
Os equipamentos de scanners mais comuns possuem dimensões standard A3, o que significa que apenas conseguem digitalizar imagens com esse formato, de uma única vez.
Porém, muitas vezes é necessário digitalizar documentos que apresentam dimensões superiores (por exemplo jornais, posters ou mapas), e por isso uma das soluções passa por digitalizar o documento por partes, e unir posteriormente as imagens num programa de edição de imagem, para se criar uma única imagem representativa da totalidade do documento.
Programas de edição como o Adobe Photoshop possuem funcionalidades automáticas de união de imagens que ajudam bastante neste processo.
Em casos onde o documento a digitalizar apresenta dimensões invulgares, como por exemplo várias folhas A4 coladas na horizontal (como os músicos costumam fazer com partituras que têm várias folhas), uma dica útil que torna o processo de digitalização mais seguro para o documento e também mais cómodo para o profissional passa por tentar aumentar a superfície onde o documento pousa, enquanto está a ser digitalizado por partes:
- Colocar uma mesa adicional (que sirva como mesa de apoio, para evitar que o papel fique suspenso no ar e sujeito a tensão)
- Colocar o scanner numa mesa comprida ou suficientemente grande (para que os documentos fiquem apoiados durante a digitalização)
Este simples cuidado vai beneficiar tanto os documentos como o processo de digitalização. Por vezes, preservar memória também exige criatividade!
Esta dica é especialmente direcionada para os casos em que se tem de digitalizar documentos de grandes dimensões com scanners standard de dimensão A3. Porém, algumas instituições possuem scanners de dimensões maiores, destinados a trabalhos exigentes de digitalização. São equipamentos caros, mas que facilitam a digitalização de grandes documentos, pois torna possível digitalizá-los na totalidade de uma única vez.
Backup não é opcional, é um cuidado essencial
Imagine perder um dia inteiro de digitalizações… Não é um cenário de todo agradável, e por isso, depois de um dia de trabalho onde se digitalizaram dezenas ou centenas de documentos, a Patrícia recomenda aplicar as seguintes medidas:
- Fazer duas cópias e armazená-las em dispositivos diferentes
- Manter as cópias em locais distintos
- Um deles ser disco externo com espelhamento para redundância de dados
Isto aplica-se tanto aos ficheiros raw (em formato TIFF, sem qualquer tipo de edição ou compressão), como aos ficheiros digitais já editados. Mas aqui vem a parte mais importante: estes backups não são, por si só, uma estratégia de preservação digital.
Preservação digital a longo prazo
A digitalização é apenas o primeiro passo. Para garantir o acesso, pelas gerações futuras, aos documentos, a Patrícia aponta algumas estratégias que as instituições podem aplicar, tais como:
- Migração – transferir os documentos para novos formatos
- Emulação – simulação de ambientes informáticos antigos, para tornar possível a consulta de ficheiros digitais obsoletos
- Encapsulamento – preservar os ficheiros digitais e os seus metadados
Sem estas estratégias, corremos o risco de estar a criar e armazenar ficheiros que, daqui a algumas décadas, ninguém consegue consultar, levando a perda da informação contida nesses documentos.
Autenticidade: o grande desafio dos documentos digitais
Os documentos digitais são mais vulneráveis a alterações e corrupção.
Uma solução para minimizar estes pontos fracos passa pelo uso de softwares de descrição arquivística, como o AtoM (Access to Memory), que:
- Mantém a organização hierárquica dos documentos
- Preserva as relações orgânicas entre si
- Integra as normas arquivísticas mais usadas
- Associa metadados contextuais, que garantem a autenticidade
Porque um documento não é apenas um ficheiro isolado composto por dados digitais, é sim o resultado de uma ação administrativa, jurídica ou histórica, inserida num determinado enquadramento institucional, temporal e contextual.
O seu valor reside também nas circunstâncias da sua produção, na função que desempenhou e na relação que mantém com outros documentos do mesmo arquivo. Sem esse contexto, perde-se a sua autenticidade, fiabilidade e significado arquivístico.
E depois da digitalização?
Por se ter digitalizado determinados documentos, não significa que se pode ou deve descartar os documentos originais, em papel.
Depois de finalizada a digitalização, a Patrícia reforça que os documentos físicos que apresentam valor histórico, emocional ou probatório devem voltar a ser bem armazenados, seguindo alguns cuidados:
- Respeitar o princípio da proveniência
- Manter a sua ordem original
- Ser acondicionados em caixas e pastas adequadas, de preferência isentas de ácido
- Depositados em salas com temperatura e humidade controladas
- Permanecerem na escuridão a maior parte do tempo
Quando não é possível atingir as condições ideais de temperatura e humidade relativa (pois isso pode significar elevados custos financeiros) o mais importante é tentar assegurar a estabilidade desses valores ao longo do tempo.
Resumindo
A digitalização não é apenas um processo técnico, e produzir cópias digitais de um documento físico não é automaticamente sinónimo de preservar informação e memória. A preservação digital exige planeamento e compromisso a longo prazo.
Se está a pensar iniciar um projeto de digitalização, seja num arquivo institucional, numa coleção privada ou mesmo em sua casa, espero que estas dicas que a Patrícia partilhou ajudem a executar esse processo com mais consciência e segurança.
E se este tema lhe interessa, recomendo que ouça o episódio completo do podcast no Youtube ou na sua plataforma de podcasts favorita, onde esta conversa foi originalmente partilhada.
Tem mais dicas que costuma seguir quando digitaliza documentos? Partilhe comigo nos comentários, vou adorar saber! A partilha dessa informação é valiosa e beneficia-nos a todos.
